Datenschutz

1. Wer ist verantwortlich?

Amin Systems e.U. (Marke HeyKlara.ai)
Inhaber: Mohammad Amin Alaghebandan
Podhagskygasse 8/3/18, 1220 Wien, Österreich
E-Mail: datenschutz@heyklara.ai

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht bestellen. Für alle Fragen erreichst du uns unter der Adresse oben.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Wir verarbeiten deine Daten, um dir unser Angebot zu zeigen, deine Bestellung abzuwickeln und dich als Kunde zu betreuen.
• Cookies für Werbung und Analyse setzen wir nur mit deiner Einwilligung.
• Nachrichten per WhatsApp, SMS, E-Mail oder Anruf zu Werbezwecken bekommst du nur mit deiner Einwilligung.
• Unsere Chat-Assistentin Klara ist eine KI. Das sagen wir dir immer.
• Einige Anbieter sitzen in den USA. Dann sichern wir die Übermittlung über das EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln ab.
• Für die Daten, die du als Kunde in deinem heyklara CRM verarbeitest (z. B. Anfragen deiner Interessenten), bist du verantwortlich. Wir verarbeiten sie in deinem Auftrag (Abschnitt 15).

3. Besuch der Website und Hosting

Die Website wird bei HighLevel Inc., 400 North Saint Paul St., Suite 920, Dallas, Texas 75201, USA, gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Website). Speicherdauer: Server-Logs höchstens 30 Tage, außer bei einem Sicherheitsvorfall. Drittland: USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework, sonst EU-Standardvertragsklauseln.

4. Cookies und Einwilligung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (z. B. um deine Cookie-Auswahl zu speichern oder den Checkout abzusichern). Diese brauchen keine Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021; in Deutschland § 25 Abs. 2 TDDDG).

Alle anderen Cookies und ähnliche Technologien, insbesondere für Werbung und Reichweitenmessung, setzen wir erst, wenn du im Cookie-Banner „Akzeptieren" wählst. „Ablehnen" ist gleichwertig möglich. Deine Einwilligung kannst du jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021 bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG.

5. Meta-Pixel und Conversions API (nur mit Einwilligung)

Mit deiner Einwilligung nutzen wir das Meta-Pixel und die Conversions API von Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Damit messen wir, ob unsere Anzeigen auf Facebook und Instagram wirken (z. B. ob nach einem Klick eine Anfrage oder Bestellung folgt), und zeigen Anzeigen passenden Zielgruppen. Dabei werden u. a. IP-Adresse, Browserdaten, besuchte Seiten, Ereignisse (z. B. „Lead", „Kauf") und, bei der Conversions API, gehashte Kontaktdaten an Meta übermittelt.

Für die Erhebung und Übermittlung sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu findest du unter facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich: facebook.com/privacy/policy.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Drittland: Meta kann Daten in die USA übermitteln, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework.

6. Bestellung und Kontaktformular

Wenn du auf „Jetzt starten" klickst, fragen wir in Schritt 1 Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ab, im Checkout zusätzlich Firmenname, Rechnungsadresse, UID-Nummer und Zahlungsdaten.

Wofür: Vertragsanbahnung und -abschluss, Rechnung, Anlage deines Kundenkontos, Kontakt bei Fragen zu deiner Bestellung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Erinnerung bei nicht abgeschlossener Bestellung: Brichst du die Bestellung ab, erinnern wir dich nur dann per WhatsApp, SMS, E-Mail oder Anruf, wenn du dem im Formular ausdrücklich zugestimmt hast (eigene, nicht vorausgewählte Checkbox). Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021. Du kannst jederzeit widersprechen, z. B. mit „STOP" in WhatsApp oder über den Abmeldelink in jeder E-Mail.

7. Zahlung über Stripe

Die Zahlung wickeln wir über Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ab. Stripe verarbeitet deine Zahlungsdaten (Kartendaten, Name, Adresse, E-Mail, IP-Adresse, Gerätedaten) zur Zahlungsabwicklung, Betrugserkennung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Die Kartendaten sehen wir nicht. Zur Betrugsabwehr kann Stripe Prüfdienste wie hCaptcha oder Cloudflare Turnstile einsetzen.

Stripe ist für Teile der Verarbeitung (z. B. Geldwäscheprävention) selbst verantwortlich: stripe.com/de/privacy.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO (Vertrag, gesetzliche Pflichten, Schutz vor Betrug). Drittland: Stripe kann Daten in die USA übermitteln, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework.

8. Kundenverwaltung im heyklara CRM

Für die Verwaltung von Interessenten und Kunden, Termine, Nachrichten und Abläufe nutzen wir das heyklara CRM. Die technische Plattform dahinter stellt HighLevel Inc., 400 North Saint Paul St., Suite 920, Dallas, Texas 75201, USA, bereit. Dort speichern wir Kontakt- und Vertragsdaten, Kommunikationsverläufe, Termine und Notizen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Anbahnung) und lit. f (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenverwaltung). Soweit wir eine Einwilligung abfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Drittland: USA, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

9. Kommunikation per E-Mail, SMS, Telefon und WhatsApp

• E-Mail: Versand über die Plattform des heyklara CRM (Versanddienst Mailgun Technologies, Inc., USA), Versanddomain lc.heyklara.ai.
• SMS und Telefon: über die Telefondienste des heyklara CRM (Twilio Inc., USA).
• WhatsApp: über die WhatsApp Business Plattform von Meta Platforms Ireland Ltd. Meta verarbeitet dabei Nachrichteninhalte und Metadaten. Mehr unter whatsapp.com/legal/business-policy.

Wir schreiben dir zu deiner Bestellung und deinem Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Werbliche Nachrichten bekommst du nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021). Anrufe durch eine KI führen wir nicht durch.

10. Chat mit Klara (KI-Assistentin)

Auf unserer Website, per WhatsApp und in sozialen Netzwerken kannst du mit Klara schreiben. Klara ist eine KI-Assistentin, kein Mensch. Das sagt sie in ihrer ersten Nachricht und immer, wenn du fragst (Art. 50 KI-Verordnung). Amin und das Team lesen mit und übernehmen auf Wunsch.

Klara verarbeitet deine Eingaben, deinen Namen und deine Kontaktdaten sowie den Gesprächsverlauf, um deine Fragen aus unserer Wissensdatenbank zu beantworten. Die Antworten erzeugt ein KI-Sprachmodell, das die Plattform des heyklara CRM bereitstellt (z. B. OpenAI, L.L.C., USA). Klara trifft keine Entscheidungen, die dich rechtlich betreffen (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Fragen zu unserem Angebot und deiner Bestellung), sonst lit. f (berechtigtes Interesse an schneller Antwort). Speicherdauer: Chatverläufe von Interessenten löschen wir spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, wenn kein Vertrag zustande kommt. Bitte schreib Klara keine sensiblen Daten (Gesundheit, Bankdaten, Passwörter).

11. Terminbuchung, Video-Calls und Aufzeichnungen

Termine (z. B. Kickoff, Launch-Call, Monats-Calls) buchst du über den Kalender im heyklara CRM. Wir verarbeiten Name, Kontaktdaten und Wunschtermin. Die Calls finden über Google Meet statt (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Aufzeichnung: Wir zeichnen Calls nur auf und lassen sie transkribieren, wenn du vorher zustimmst (bei der Buchung und zu Beginn des Calls). Die Aufzeichnung dient dazu, deine Angaben vollständig für deine Kampagne zu übernehmen. Wir speichern sie in Google Drive und löschen sie spätestens 90 Tage nach Vertragsende.

Rechtsgrundlage: Termin: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Aufzeichnung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar. Drittland: Google kann Daten in die USA übermitteln, abgesichert über das EU-US Data Privacy Framework.

12. Vertragsabwicklung und Buchhaltung

Als Kunde verarbeiten wir deine Vertrags-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten, um die vereinbarten Leistungen zu erbringen, abzurechnen und dich zu betreuen. Rechnungsdaten bewahren wir 7 Jahre auf (§ 132 BAO, § 212 UGB). Unser Steuerberater erhält die dafür nötigen Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

13. Interne Werkzeuge

Für Aufgaben, Dateien und Texte nutzen wir:

• Google Workspace (Google Ireland Ltd.): E-Mail, Kalender, Dateien
• ClickUp (Mango Technologies, Inc., USA): Aufgabenverwaltung
• Claude (Anthropic, PBC, USA): Unterstützung bei Texten, Anzeigen und Auswertungen. Wir geben nur die dafür nötigen Daten ein. Die Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet.
• Canva (Canva Pty Ltd, Australien): Gestaltung von Anzeigen

Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Übermittlungen in Drittländer sichern wir über das EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln ab.

14. Unsere Seiten auf Facebook und Instagram

Wenn du unsere Seiten auf Facebook oder Instagram besuchst, sind wir und Meta für bestimmte Statistiken (Page Insights) gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Nachrichten, die du uns dort schickst, beantworten wir über das heyklara CRM.

15. Daten, die du als Kunde in deinem heyklara CRM verarbeitest

Als Kunde verarbeitest du in deinem heyklara CRM Daten deiner eigenen Interessenten und Kunden (z. B. Anfragen aus deinen Anzeigen). Dafür bist du der Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten nur in deinem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Teil unserer AGB ist. Interessenten deines Betriebs informierst du in deiner eigenen Datenschutzerklärung.

16. Empfänger auf einen Blick

17. Wie lange wir speichern

• Interessenten ohne Vertrag: bis du widersprichst oder deine Einwilligung widerrufst, spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt
• Kunden: für die Dauer des Vertrags, danach bis zu 3 Jahre (Verjährung), Rechnungsdaten 7 Jahre
• Aufzeichnungen von Calls: siehe Abschnitt 11
• Server-Logs: siehe Abschnitt 3

18. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Schreib uns dafür einfach an die Adresse in Abschnitt 1.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

19. Musst du uns Daten geben?

Für eine Bestellung brauchen wir die als Pflicht markierten Angaben, sonst können wir den Vertrag nicht abschließen. Alle Einwilligungen sind freiwillig. Ohne Einwilligung kannst du trotzdem bestellen.

20. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die Fassung, die zum Zeitpunkt deines Besuchs hier steht.